Poslovno komuniciranje: splošne vrste, značilnosti in napake
Živimo v družbi, v kateri je velik del trga dela zasnovan na poslovnem okolju. Ne glede na to, ali gre za velike multinacionalke, mala in srednja podjetja, družinska podjetja ali celo posamezne storitve, morajo vsi upoštevati, da je bistven element njihovega preživetja skladnost organizacije in komunikacije med njihovimi strankami, da bi združili moči in si prizadevali za skupni cilj.
V tem smislu lahko to trdimo Poslovna komunikacija je eden od ključnih elementov organizacije , še posebej, če ima nekaj zapletenosti, deluje pravilno in se lahko prilagodi in preživi. In to sporočilo o tem, o čem se bomo pogovarjali v tem članku.
- Povezani članek: "Psihologija dela in organizacije: poklic s prihodnostjo"
Kaj je poslovno komuniciranje?
Razume se kot poslovno komuniciranje s sklopi procesov, ki jih opravlja družba ali njen del, da bi potovalne informacije potekale interno med različnimi oddelki ali delovnimi mesti družbe ali če govorimo o sporočilu družbe z zunanjim.
Pomembno je upoštevati, da taka komunikacija praviloma ne pomeni le sposobnosti izdaje informacij, temveč tudi dejstvo, da jo prejme: Soočamo se z vzajemno izmenjavo podatkov .
Dobra poslovna komunikacija se zavzema za to, da lahko vsi člani podjetja ostanejo motivirani in da se lahko poznajo njihova dejanja, s čimer se zmanjša negotovost delavcev in voditeljev v zvezi z njihovo državo. Omogoča tudi interakcijo in izboljša delovno okolje , poleg izboljšanja produktivnosti in bolj optimalnega odziva na morebitno možnost.
Splošni cilji
Cilji poslovnega komuniciranja se zlahka razumejo. Na eni strani omogoča po eni strani koherentno organizacijo in informacije ter rezultate, ki jih dobijo različni oddelki ali delavci, ki jih je treba deliti, ter cilje in vizijo družbe, ki naj bi se ustvarila in prenašala.
Tudi olajša razumevanje, kaj se pričakuje od vsakega delavca , kot tudi razumevanje realnosti, s katerimi se mora vsak od njih soočiti. Omogoča tudi, da vsi delujejo v isti smeri in da se lahko naučijo novih načinov izvajanja lastnih odgovornosti.
Na ravni komuniciranja z zunanjim svetom je poslovno komuniciranje bistveno za stik z mediji in ustvarjanje pozitivne podobe podjetja samega, analizo ciljnega občinstva in ocenjevanje njihovih potreb. Prav tako nam omogoča, da se naučimo, da bi pritegnili potencialne stranke in ocenili spremembe v dinamični in fluidni družbi, v kateri živimo, nekaj osnovnega, da bi lahko predvideli in se soočili s težavami in se prilagodili okolju.
Da bi bila komunikacija učinkovita, je nujno, da sama družba ustvari učinkovite poti za to, pa tudi krepi prenos informacij prek svojih dejanj, ustvarjanje sredstev za komuniciranje in tudi aktivno delati, tako da ni nobene negotovosti Glede na to, kaj se zahteva in zahteva v organizaciji.
Prav tako je pomembno delovati tako na formalnem kot na neformalnem področju, pa tudi pri ocenjevanju potreb in misli različnih delavcev. Empatija je prav tako temeljna, pa tudi dobra ureditev in načrtovanje komunikacijskih mehanizmov.
- Mogoče ste zainteresirani: "Celostna identiteta: kaj je in kako določa organizacije"
Različne vrste poslovnega komuniciranja
Vse družbe in organizacije ne komunicirajo na enak način in obstajajo različne vrste in klasifikacije poslovne komunikacije ki temelji na različnih merilih.
1. Notranji in zunanji
Prva je tista, ki vzpostavlja razliko med notranjo in zunanjo komunikacijo, prva je tista, ki se dogaja med različnimi službami in delavci same družbe, druga pa s ciljem vzpostavitve komunikacije z okoljem.
2. Dvosmerni in dvosmerni
Prav tako lahko najdemo sloge poslovne komunikacije z večjo ali manjšo stopnjo interaktivnosti, ki jih lahko najdemo iz najbolj običajnega dvosmernega sporočila, v katerem pošiljatelj in sprejemnik medsebojno izmenjujeta informacije, dokler ne pošljemo enosmernega sporočila, na splošno s položajev moči, sprejemniku, ki nima možnosti odgovora .
3. Naraščajoče, padajoče in vodoravno
V okviru notranjega poslovnega komuniciranja organizacije lahko najdemo tri velike vrste, odvisno od točke, na kateri se podatki začnejo, in položaja med pošiljateljem in prejemnikom iste komunikacije. Govorimo o padajoči komunikaciji, ko komunikacijski akt poteka od pošiljatelja z večjo obremenitvijo kot sprejemnik.
Ko je podrejeni, ki sporoči sporočilo svojemu nadrejenemu, bi govorili o navzgornji komunikaciji. V obeh primerih se bomo soočili z vrsto navpične komunikacije, to je komunikacijo, v kateri subjekti, ki ohranjajo komunikacijski akt, imajo neenakost v smislu moči (obstaja hierarhija med njimi).
Druga velika vrsta komunikacije je horizontalna komunikacija, ki se vzpostavlja med posamezniki, ki imajo enak položaj in so na isti ravni hierarhije.
4. Formalno in neformalno
Nazadnje je treba opozoriti, da lahko v poslovnem komuniciranju najdemo dve različni vrsti komunikacijskih kanalov: formalno in neformalno. Prvi je, če se tehnični vidiki običajno obravnavajo in so povezani z nalogami samimi, ki so nekakšna spoštljiva komunikacija in se osredotočajo na razlog in cilj podjetja.
Vendar pa v neformalni komunikaciji, navadno se določijo prožnejše in naravne komunikacije , osredotočena predvsem na medosebne odnose in pogosto največji vpliv na delovno dobrobit. Slednji se močno razlikujejo glede na to, kdo jih izvaja in lahko presegajo delovno mesto, ki ga je težko nadzorovati organizacija.
Možne grožnje za dobro komunikacijo
Dejstvo, da ohranjamo učinkovito poslovno komuniciranje, je temeljnega pomena, vendar ni enostavno. Upoštevati je treba obstoj visoke ravni spremenljivosti v situacijah, ki se lahko pojavijo, pa tudi obstoj nesporazume, zlorabe in težave pri komunikaciji podjetja .
1. Neusklajenost
Eden od dejavnikov, ki najbolj vplivajo na to komunikacijo, je resnično koristen verodostojnost izdajatelja in upoštevanje prejemnika sporočila. Primer tega je lahko obstoj nesoglasij med navedenim in kar je povedano. je storjeno, ne da bi vodil izdajatelje način ravnanja v skladu z izdanimi sporočili .
Slednje se lahko zgodi pri kateremkoli delavcu podjetja, ne glede na njihov hierarhični položaj ali če se govori z nadrejenim, podrejenim ali nekim na enaki ravni hierarhije in ustvarja resne posledice za oba subjekta (odvisno od razmer na koncu bi se lahko štelo za slabo ali celo zavrnilo), kar velja za organizacijo (pri tem je nižja stopnja zaupanja v osebo in če ima visoko mesto tudi v organizaciji).
Na enak način in na primer v primeru velikih podjetij z velikim številom oddelkov, če obstajajo razlike med številkami oblasti ali sklicevanjem znotraj podjetja lahko ustvari situacijo, v kateri delavec dejansko ne ve, kaj naj sledi vodstvu , nekaj, kar lahko povzroči frustracije in nezaupanje.
Prav tako je treba biti zelo previden pri razlagi sporočil, saj obstoj ambivalence lahko povzroči, da različni oddelki ali delavci pridejo k razlagi nasprotnih stvari. Katero poslovno komunikacijo išče, je prav, da se zagotovi notranja organizacija in skladnost, tako da lahko nejasna sporočila z različnimi razlagami povzročijo negotovost in dvome pri prejemnikih sporočila.
2. Pomanjkanje čustvene povezave
Drug problem lahko najdemo v načinu komunikacije. V nekaterih organizacijah se lahko na primer pojavijo težave pri ustvarjanju občutka čustvene pripadnosti, kar lahko pri delavcih povzroči manj zavezanosti in produktivnosti ter pri uporabnikih pomanjkanje zanimanja in iskanje drugih alternativ. Treba je ceniti, da vse, kar je storjeno , in tudi tisto, kar ni, je v osnovi komunikativna.
Tako sporočilo ni samo pomembno, ampak tudi način prenosa: ni enako ali ponuja enake občutke kot e-pošto kot srečanje v živo ali iskanje resničnega stika.
3. Ne razumem konteksta
Prav tako je treba ceniti prilagoditev na sedanje razmere in socialni napredek , pa tudi posebnosti same situacije. Na primer, v vse bolj globalizirani družbi in kjer nove tehnologije omogočajo takojšnjo komunikacijo z velikim številom ljudi hkrati, je morda treba analizirati in vlagati v komunikacijske politike, ki upoštevajo moč omrežij in kako pravilno poslati želene informacije, poleg ocenjevanja stika s potencialnimi kupci iz drugih regij sveta.
Prav tako je treba oceniti lastne razmere družbe, da ne bi prevzeli več, kot bi lahko pokrivali, pri čemer je treba upoštevati položaj družbe kot celote.
Druga težava bi lahko bila vsebina sporočil, ki so bila izdana: možno je, da čeprav komunikacija obstaja, ne prenaša ali ne razume vsebine, ki bi jo bilo treba poslati. Možno je, da se osredotoča na precej dodatne vidike in odpravlja, na primer, usmeritev ali cilje, ki bi jih imela določena delovna mesta, ali da samoumevno razumejo obstoj znanja, ki še ni bilo izrecno .
4. Izolacija in pomanjkanje komunikacije
Nazadnje, morda najpomembnejši problem, ki ga je mogoče ekstrapolirati iz vseh prejšnjih, je možnost, da ni nobene realne komunikacije.
Najjasnejši primer je stabilna in neprekinjena uporaba monodirekcijske komunikacije, ki lahko povzroči stagnacijo in pomanjkanje razumevanja, kaj se zgodi v sami organizaciji. Na srečo, danes je najmanj uporabljen ravno zato, ker je najmanj učinkovit in uporaben.
Možno je tudi da različni položaji nimajo ustreznih mehanizmov za stik četudi bi bila njihova mnenja zaslišana, manj možnosti za povratne informacije ali celo, da različni deli podjetja nimajo nobenega stika med seboj. To interakcijo je treba dejavno spodbujati aktivno.
Bibliografske reference:
- Andrade, Horacio. (2005). Notranja organizacijska komunikacija: proces, disciplina in tehnika. Španija: Gesbiblo, S. L.
- Brillouin, L. (2004). Znanost in informacijska teorija. Mineola, N.Y .: Dover.
